緊急対応は電話が最優先でメールはダメか？
選択したツールを機能させる！
そもそも緊急対応に陥ることが論外とも言えますが、
よんどころない事情もあります。
連絡や伝達は必要ですが、どの手段を使うのが良いか？
といった悩みもあります。
アガパンサスをみてリラックス
緊急対応 意外に早く実現した未来
子供の頃、イベントで「ショルダーフォン」を使う機会がありました。
外出先から自宅に電話した記憶があります。
1980年代後半、電話は固定式が前提だった時代です。
未来でははショルダーフォンが使えるようになって便利になるのか？
と淡い期待をしました。
未来は意外にあっさりと10年後には実現しました。
ケイタイを利用するようになり、固定電話の利用機会は激減しました。
日常の連絡だけでなく、緊急対応でもケイタイがあることで
不安はなくなりました。
反面、いつでも・どこにいても着信の可能性があり、
割り込まれる煩わしさが目立つようにもなりました。
緊急対応 メールのボトルネックとは？
ケイタイと並行して利用するようになったのはメールでした。
話し下手や聞き取りの間違いを避けることができる上に、
割り込みの心配を無視できます。
テキストデータがメインですが、データファイルの添付もできます。
返信や転送、過去のやりとりの検索もできます。
機能だけで判断するなら、メール＞＞＞電話で確定かもしれません。
メールと言っても、必ずしもメールソフトの利用とは限りません。
たとえば、LINE。
複数の組織や団体でLINEグループを利用していると、
連絡の効率性で大きな差を感じます。
緊急時や複数で対応する必要がある場合だからこそ、
メールでの対応がかえって有効になります。
一方で、メールには「使えない人」という重篤な問題がありました(笑)。
緊急対応 選択したツールを機能させる！
パソコンやスマホを前にして、使えるようにしておかないと！という方と、
使えません！で割り切ってしまう方がいます(笑)。
また、パソコンやスマホでメールを使用するといっても、
- 定期的に受信を確認しない
- 返信しない
と運用が残念なこともあります。
受信側の運用だけが残念とは言い切れません。
メールによっては「迷惑メール」に分類されて格納されることもあります。
とはいえ、緊急対応でもメールの利用は効率的で有効です。
テキストコミュニケーションの底上げも必要ですが、
- 緊急対応だからこそメールを利用する！
といった運用の見直しもおすすめです。
電話だけを緊急対応の連絡ツールとして想定していると、
かえって非効率で残念な結果になります。
選択したツールを期待通りに機能させる同意や協力が必要です。
蛇足
アイキャッチ画像は外出時に撮影したアガパンサスです。
梅雨はどんよりした日が続きますが、花は鮮やかですね。
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