対面時にワークシートを利用する理由とは？
対面を過信しない！
しゃべり・伝達のテクニックを向上させることが優先！
という正論があります。
それはそれとして(笑)、曲論からのアプローチもあります。
対面WS リアルのメリット
2023年(令和5年)コロナ感染は続いています。
それでも、外出の抑制はなくなり、対面での機会が増えています。
行動の自由度が上がっている面でプラスの印象があります。
私も税理士業でお客様とお会いする機会が重なっています。
オンラインミーティングとは異なり、
- 感情
- 雰囲気
- 周囲の状況
といった情報も伝わっていきます。
リアル対面では相手の反応を確認しながら応対しやすいメリットがあります。
反面、こちら(私)の反応がストレートに伝わりすぎる
というマイナスの効果もあります。
対面WS デメリットをメリットへ
税務会計でのミーティングや面談では、
- 専門用語
- 各種の書類(帳簿・決算書・申告書・請求書・契約書等)
- 数字の羅列(金額・税率等)
- 締め切りや期限
といった日常とは隔たりのある情報やデータとも向き合います。
また、１対１の対面とはいっても税理士とお客様間では、
知識や理解や経験で差があります。
さらに、税理士がスーツ姿の中高年だったりすると、
「圧迫面接」の印象さえあります(笑)。
仕事上の応対とはいえ、感情や雰囲気が伝わりやすいリアル対面では
応対にも一工夫の余地があります。
しゃべりのテクニックを上げていくことが建設的ですが、
私の現状はパッとしません。
その代わりとして、小道具として「ワークシート(WorkSheet)」を利用しています。
といっても特別な用紙ではなく、
- A4サイズの方眼紙を１枚を横長で
利用しているだけです。
コピー用紙でも利用できます。
ちょっとした小道具ですが、ワークシートを利用することで、
- 表現や声・話し方を色・大きさで代替
- 相手の反応をワークシート上で見える化
といった成果が得られます。
専門用語や体系的な仕組み、複雑な手続内容を伝えるためには
知識や理解や経験が必要です。
税理士ならばともかく、お客様や相談者にそうした要求は酷
という現実があります。
リアル対面は双方向で反応が即確認できるメリットがあります。
だからこそ、負担の大きくなりがちな状況を回避する
といったアプローチが魅力となります。
対面WS 記録はデジタルで残す
リアル対面でワークシートを使う実益はあります。
一方で、ワークシートは紙・アナログという制約もあります。
セキュリティ・コスト面から早期に廃棄対象ともなります。
必要な措置ではありますが、ワークシートに記載した内容は、
- 強調したい
- 欠落していた
- 誤解していた
- ことばでは表現しきれていなかった
という対象でもあります。
事後、将来に活かすのであれば、画像データ化・PDF化することも
リアル対面のフォローになります。
アナログのリアル対面でもデジタル化につなげる接点があります。
蛇足
ワークシート以外ではホワイトボードも同じように使えます。
お客様や相談者がサクッとスマホで撮影されるケースもあります。
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