明文化されていない状況とのつきあい方とは？
ルールの見える化で業務の見直しへ！

「昔から決まっていたやり方」という表現があります。

昔っていつからだよ！？という批判もセットだったりします(笑)。

とりあえず従っておけばその場しのぎにはなりますが、
鵜呑みにしたから問題無しとは言えません。

もう一歩の踏み込みやツッコミが効果的になります。

昔から　ルールがある？、ない？

組織的で長期的な仕事にはマニュアルやチェックリストなど
明文化されたルールがつきものという見方があります。

いわゆる属人的な職人としてではない業務を期待する場合、
明文化されたルールが業務の継続で頼りになります。

たとえば、事業経営での経理業務。

組織内だけの処理にとどまらず、年末調整や税務申告など
外部への対応もともなう処理や手続きがあります。

トラブル回避には明文化されたルールが参考になりますが、
期待できない状況が多いかもしれません。

昔から　明文化されていない背景

業務の担当者の性格や配慮から引き継ぎの資料がある
というケースはむしろ例外だったりします。

明文化されたルールが背景には、

• 担当者の交代が想定されていない
• ルールの明文化を先送りしていた
• 担当者がルールを十分理解していなかった

といった事情が考えられます。

また、ルールが明文化されている場合でも、

• 経営状態や制度の変化
• 先任担当者の誤解や誤表記
• 後任担当者の誤読

といった問題もありえます。

後任担当者に十分な税務会計の知識や経験があれば
問題はカバーできます。

他方、後任担当者の業務知識や経験が不十分な場合、
不安定な状態で前例を踏襲することになります。

昔から　確認→更新？、見直し？

「自分のアタマで考えろ！」という掛け声は勇ましのですが、
丸投げの放置状態続行を宣言しているだけだったりもします(笑)。

かと言って、一つ一つの処理をすべて見直すことは
担当者だけでは限界があります。

外部のサポート、税理士への依頼での協働がおすすめです。

適切性では問題がない処理でも、効率やコストでの見直し、
制度や状況に応じた選択の変更も検討できるかもしれません。

マニュアルやチェックリストを作成していく過程でも
第三者の目線が加わることになります。

昔から決まっていたルールをなんとなく続けていても
適切性や効率性やコストの見直しにはつながりません。

税務会計処理のルールの見える化は業務の見直しのきっかけになります。

 

蛇足
アイキャッチ画像は「ハレトケ(桶川住吉商店　金沢市)」です。
マカロン調の最中の中にスープの具材が入っています。
お湯を注げば即スープの出来上がりでした。

見た目とは裏腹にスープはしっかり辛めの味付けでした。

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