業務の効率化や改善のための準備とは？
「あえて…やる」ができるか？
効率化や改善の必要性や重要性は否定されませんが、
積極的な同意もないかもしれません(笑)。
変化には不安や負担がつきものですから。
不安や負担を除去できれば…と考えていると、
先送りが長引きそうです。
異世界へ！？
改善の準備 新しいファイル
税理士業を営んでおり、経営や業務の判断はすべて私次第
といった状況が続いていきます。
他方、税理士会の運営業務に参加をしています。
会合の準備などは事務局のスタッフさんに頼っています。
会議の資料を保管するファイルも事務局より準備していただきました。
新規ファイルの支給は役員交代時に毎度行われているとはいえ、
用意していただけると助かります。
改善の準備 「あえて…やる」と不安や負担
役員会などの会合では資料とその保管はつきものなので
支給されたファイルは利用する予定です。
反面、これでいいのか？という疑問もあります。
会議資料の保管や参照は必要で貼るものの、
書面である必然性はありません。
「これまで通り」から[「あえて」ズレや違いを作らないと、
状況の改善が期待できません。
根本的な改善としては、事務局から書面資料を用意しない、
PDFファイルの共有のみとする選択肢があります。
個人的な変更であれば、書面資料をスキャナで読み取り、
PDFファイルで保存が選択肢です。
ただし、「あえて…やる」は当事者にとって不安や負担があります。
改善の準備 できていない・できている
業務の効率や改善を期待して、積極的に「あえて…やる」
という選択肢には魅力があります。
とはいえ、不安や負担があると先送りしがちです。
不安や負担の元を完全に取り除こうとすると、
いつまで経っても踏み切れません。
踏ん切りをつける目安として、
- 今やるべきことができているか？
といった自問自答がおすすめです。
たとえば、会計帳簿の作成・入力。
タイムリーかつ適切な帳簿の作成ができていないのであれば、
すぐに現状を変えるべきとわかります。
帳簿の作成ができているのであれば、あえて処理の過程を変えて、
効率化や改善を図る余地が出てきます。
クラウド会計・AI-OCR・Excelインポートを利用することは
不可欠の選択とは言えません。
現状だけ、短期的には問題がない状況だからこそ、
「あえて…やる」が選択肢となります。
余裕がある状況を活かすことも効率化や改善につながります。
蛇足
アイキャッチ画像は外出時に撮影した神社の鳥居です。
普段とは違うルートで通りかかった際に撮影しました。
鬱蒼とした雰囲気が漂っており、印象の違いに驚きました。
加工すると横溝正史の世界に通じそうです(笑)。
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