連絡のツール選択は効率性や便利だけではありません！ ズレてOKのコミュニケーション！
変化を待っているのも消極的な賛成かもしれません。
能登和栗の渋皮煮
連絡ツール 楽で便利というけれど…
税理士登録をして独立した後で、あまり
使わなくなった連絡ツールが電話です。
仕事上の連絡ではメールが中心です。
2020年(令和2年)より独立したこともあり、
ZOOMでのやりとりも目立ちます。
税理士の仕事はパソコンに向かう時間が長いので、
メールやZOOMとは相性が良いといえます。
たまーに連絡で電話を使うと、
- 早い
- 簡単で手軽
という印象が以前より強く感じます。
メールやチャット、ZOOMの利用が広まっているといっても、
電話やFAXの利用が廃れないのも実感します。
楽で便利、すぐに使えて効率的という発想なら電話やFAXを
使ったほうが良さそうです。
連絡ツール 双方向という誤解
電話や FAX が便利といっても欠点ははっきりしています。
FAX についてはコロナ禍での事務処理でわかったように
データの利活用でかえって手間どります。
データのやりとりならデジタルをデジタルのまま扱う
メールやデータの共有がベターです。
電話の利用では、誤解が解消されないまま残っている
印象があります。
たとえば、電話は同時に双方向のコミュニケーションができる
という主張です。
無条件にどんなときでも電話で双方向のコミュニケーションが
とれているか、とる必要があるかは確認した方が良さそうです。
電話をしている当事者以外の第三者との日程調整や
資料やデータを確認しながらのやりとりまでを
電話でのコミュニケーションに限定されると、
- かえって時間がかかる
- 誤解が放置されやすい
といったトラブルを残します。
連絡ツール ズレてOKのコミュニケーション
コミュニケーションをとることは誰もが肯定します。
いわゆる「ホウレンソウ(報告・連絡・相談)」を軽んじる
ということはありません。
(ホウレンソウというフレーズはパッとしませんが(笑))
とはいえ、コミュニケーションが同時である必然性はありません。
発信や受信での時間差がOK(許容できる)かどうか、
振り返ってみると、柔軟に連絡ツールを選択できます。
時間差があっても支障が無いなら、電話の利用は避けたい
想いが強まります。
お互いに時間を拘束しないと成立しない電話はかえって不便、
と割り切ることも必要だと思っています。
メールでのやりとりを常態・平常と表明しておくことも、
不用意な時間をとらない・とらせないというメッセージです。
蛇足
「たまーに電話を使う」対象は税務署だったりします。
税務調査のオンライン化もぼちぼち話題になってますが、
未だに電話連絡が目立ちます。
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