効率化はアナログ・デジタル両面で片付け！
資料とデータの保管と一貫性を見直す！
季節の変わり目には心機一転に期待しがちです。
ツールの導入や溜め込んだデータの入力等々(笑)。
やるべきことは多々あります。
とはいえ、優先順位の確認がおすすめです。
片付け優先 意気込んだら息を抜く！？
2025年(令和7年)の夏は間違いなく猛暑でした。
私の住んでいる石川県加賀地方でも小松市で40℃を超過したりと、
猛暑ぶりについては疑いようがありませんでした。
とはいえ、9月に入り、ちょっとずつ季節が変わりつつあります。
心機一転、ハード・ソフト両面でのツールの導入や
溜め込んだ未入力のデータ処理にとりかかるかもしれません(笑)。
意気込みは悪くありませんが、意気込んだときこそ
息を抜く、冷静な見直しのタイミングだったりします。
片付け優先 アナログでもデジタルでも！
いざ仕事にとりかかろうとした際に困るのは「探し物」です。
あるはず・捨てていないはずと思っていた資料やデータを探しても
なかなか見つからなかったり欠落があったりするかもしれません。
探す時間も損失ですが、欠落がわかると不安が追加となります。
書面・紙といったアナログでも、フォルダやファイルといったデジタルでも
探し物が続くと仕事の効率化はガクッと落ちます。
反面、アナログとデジタル両面での探し物が効率化できていれば、
心機一転の意気込みが空振りにならずにすみます。
片付け優先 保管と一貫性で効率化！
アナログとデジタル両面で非効率となる探し物を減らすためには、
証憑の保管と一貫性の見直しを進めることになります。
たとえば、取引ごとのファイルの命名ルール。
スタッフや担当者ごとのマイルールではなく、
- 日付
- 取引先
- 金額
といった要素を組織内で統一して扱うルールを決めておくことで
脱・属人性や検索性の向上が期待できます。
上記の命名のルール設定では運用時のブレが出ないように、
- 半角英数字を使用する
- 区切りをアンダースコア又はハイフンに統一
- 日付はYYMMDD形式又はYY-MM-DD形式に統一
といった詳細な設定をしておくことも必要となります。
ハードやソフトのツールの更新や新規の導入は魅力的ですが、
資料やデータの保管や一貫した取り扱いの見直しが優先です。
効率が悪いと感じていた原因がツールにあるとは限りません。
日頃の業務のちょっとした見直しが成果になることもあります。
地味な印象の片付けでも業務に貢献できます。
蛇足
アイキャッチ画像は「ヘクソカズラ」のようです。
かわいらいし花ですが、正反対の名称でギャップがあります(笑)。
画像での判別は撮影結果や参照データに左右されそうなので、
複数回調べてみてもよさそうですね。
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