矛盾を抱えても効率化を進めていく視点とは？
年賀状廃止のハガキとマニュアルの印刷

ときおり「…」とことばに詰まることがあります。

明らかに矛盾している事態に直面してしまうと、
アタマがフリーズします。

まずは再起動(笑)、次にアタマを整理します。

矛盾での効率化　年賀状廃止のハガキ

仕事を効率的に進めるため、連絡や報告はメールが中心です。

信側と受信側双方の時間の制約の負担が少ない上に、
ファイルやデータの共有にもつながります。

他方で、依然として郵便などによる配送物もあります。

先日、取引のある団体から新年の年賀状の案内が届きました。

書面、ハガキで…。

虚礼廃止や紙資源の節約によるSDGsなどの理由はあるものの、
年賀状の廃止を告げるハガキが届くという矛盾(笑)。

2024年(令和6年)10月から郵便料金が値上がりしつつも、
ハガキが届いたのは11月…

さらに当該団体の担当者とはメールでやりとりしており…

アタマの整理の必要性を感じました。

アイキャッチ画像のコーヒーとお菓子の出番です(笑)。

矛盾での効率化　マニュアルを印刷した理由

2024年1月の令和6年能登半島地震への税務支援に参加しています。

所得税の確定申告での「雑損控除」利用の準備を行っています。
　(能登半島地震の税務支援に参加しました！)

家屋や家財、車への損害を反映させた計算をExcelで行なうため、
税理士会よりマニュアルが共有されていました。

PDFファイルをダウンロードして、事前に読み込んでいたものの、
災害対応で雑損控除を取り扱った経験はこれまで私にはありません。

マニュアルを参照しながらの業務を想定しました。

スマホやタブレット、パソコンでマニュアルを参照できるものの、
結局プリントアウトして支援会場に持参しました。

ペーパーレス化とは逆行するものの、

• 会場の作業スペース
• 会場の通信環境
• マニュアルへの補足やメモを迅速に行なうこと

といったことを優先する必要を感じてプリントアウトしました。

現実の支援会場はというと、

• 作業スペースは充分だったものの、
• Wi-Fiなどの環境はなく、
• 準備されていたパソコンで雑損控除の処理を取りつつ、
• 現場での知見を次々にメモする

といった状況でした。

プリントアウトが必須の状況だったわけではないものの、
事前の準部として妥当だったと思います。

矛盾での効率化　通常と中長期の視点

税務支援に参加してメモした内容や記録しておくべき対象、
共有したい対象は支援業務後にデジタル化しました。
　(Googleドキュメントのタブで効率化する！)

短期的・限定的には書面でのアナログ対応は有効でも、
通常の状況で中長期には限界があります。

冒頭の年賀状廃止のハガキも一時的にフリーズ要因でしたが(笑)、
中長期では廃止の額面通りの理由に沿うはずです。

デジタル化・オンライン化での効率化が一本道とは限りません。

短期・限定的な矛盾はまだまだ抱えそうです。

矛盾に直面してフリーズしても、判断の基準があれば、
自力で再起動できます(笑)。

通常・中長期といった判断の基準、復帰すべき状態がわかっていれば、
矛盾を抱えても効率化は進められます。

 

蛇足
2025年(令和7年)正月の年賀状は少なくなりそうです。
2024年の当初発行枚数は10億7千万枚とピーク時の1/4だそうですが、
1960年代に戻る枚数とも言えるようです。

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