Excel入力は合わせ技で効率化する！
疲れない・ミスしないための設定と準備

パソコンを使う際にタッチタイピングができると、
入力処理はグッと効率的になります。

スピードと精度アップのトレーニングも選択肢ですが、
環境を整えることも次の一手です。

仕事関わる機会の多いExcelだからこそおすすめの
設定や準備があります。

合わせ技　会計ソフトよりExcel

税務会計の処理を継続するなら会計ソフトは必須のツールです。

一度の入力で集計・転記・出力が安定してできます。

煩雑な消費税の処理も並行してできる点も魅力です。

一方、会計ソフトは必ずしも使いやすいツールである
とは言えないこともあります。

• フォントが明朝体
• フォントサイズが小さい
• インターフェイスがパッとしない
• 操作が必ずしも効率的とは言えない

ソフトを変更するという選択肢もありますが、
変更しても不満は残るかもしれません。

期待通りのソフトを探すよりも、

• Excelを使ってデータを入力
• Excelからデータをソフトにインポート

と割り切ってしまう選択もあります。

合わせ技　設定と準備を整える

Excelは良く言えば設定が柔軟にできるうえに多機能です。

悪くす言えば、利用者側で積極的に設定や準備をしないと
無愛想なツールとなります。

ちょっとした入力の処理でも、フォントの種類やサイズの変更、
行・列の幅の変更で印象が変わります。

入力を確定した後のカーソルの移動も変えることができます。

「ファイル」→「オプション」→「詳細設定」より変更できます。

快適な環境になったからといっても入力の工数を増やさず、
減らしていくことがおすすめです。

たとえば、日付の入力。

年・月・日のデータをすべての取引で入力する必要はありません。

年・月はコピー、日のみ入力してデータをつなげることもできます。

あるいは特定のデータを入力するプルダウンメニュー。

あらかじめリストを作成しておけば、「Alt+↓」で入力できます。

あらかじめプルダウンメニューを用意しておき(上記のI列の「勘定科目」)
プルダウンメニューを利用する範囲で選択できるよう設定します。

「データ」タブ→「入力規則の設定」より「リスト」を選択して、
リストの範囲を指定すれば利用できます。

合わせ技　疲れない・ミスをしない

タッチタイピングができたらスピードと精度をアップさせる
といった選択も悪くはありません。

他方、入力処理が税務会計業務のすべてではありません。

税務会計業務以外の仕事もあります。

疲れない・ミスをしないための環境を整える選択がおすすめです。

Excelは利用者の都合で柔軟に設定の変更や操作ができます。

一手詰めではなく、複数の合わせ技を組み合わせていくことで
利用者にあったカスタマイズができます。

会計処理の効率化の対象を会計ソフトからExcelに変えてみると
工夫の余地は大きいかもしれません。

 

蛇足
アイキャッチ画像は散歩中に撮影した写真です。
工事現場で遺跡の調査をしていたようでした。
調査の都合でできた跡にちょっと愛嬌を感じました。

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